برای مدیریت زمان روش‌ها و تکنیک‌های مختلفی وجود دارد، در این مطلب سعی کردم که یکی از جدیدترین، ساده‌ترین و کاراترین تکنیک مدیریت زمان که به روش مدیریت زمان دیوید آلن (GTD (Getting Things Done معروف است، تعریف شده و توضیح داده شود.
این تکنیک مدیریت زمان و کارها توسط یک مشاوره مدیریت بهره وری به نام دیوید آلن (David Allen) توسعه یافته است. این تکنیک بر مبنای این ایده که وظایف و پروژه‌های برنامه‌ریزی شده خارج از فکر و ذهن نمود یابند و به صورت اقلام کاری قابل اجرا (actionable) تفکیک و تجزیه شده و مکتوب شوند، شکل گرفته است. همچنین کمک می‌کند که روی اقدام کردن روی یک وظیفه (task) تمرکز شود به جای اینکه آنها را بازخوانی (recall) یا جستجو شوند
تکنیک مدیریت زمان GTD از پنج مرحله تشکیل شده است:
- بدست آوردن (capture)
- شفاف و صریح کردن(clarify)
- سازماندهی کردن(Organize)
- تفکر و تعمق کردن(reflect)
- درگیر و فعال شدن(engage)
بدین معنی که هرگاه همه چیزها (Stuff) یا در یک صندوق ورودی (inbox) بدست آمده و مشخص شده‌اند، هر چیز یا قلم از کار باید صریح و شفاف مشخص شود، سپس این اقلام با پرسش و پاسخ‌هایی که در شکل زیر نشان داده شده‌اند باید سازماندهی شوند و در نتیجه این پرسش و پاسخ‌ها هرکدام از اقلام کار باید در یکی از هشت حالتی که در زیر که مربوط به جریان کار تکنیک مدیریت زمان GTD است، قرار گیرد. هشت حالات اقدام یا عمل موارد زیر هستند:
- دور انداخته شوند
- در فهرست انجام شاید روزی قرار گیرند
- در یک سیستم بایگانی ارجاع تمیز قرار گیرند
- در فهرست وظایف کارها قرار گیرند (اگر در حالت ناکامل یا به‌صورت پروژه‌ای که چند مرحله لازم دارد باشد)
- سریعاً انجام و کامل شوند (در کمتر از ۲ دقیقه)
- به کسی انجام آن محول شود (می‌توانید فهرستی به نام “لیست انتظار…” درست کنید)
- در فهرست اقدام بعدی براساس شرایط قرار گیرد
- در تقویم کار شما قرار گیرد
این صندوق‌های ورودی کارها باید هر روز یا نهایت هر هفته خالی شوند. در واقع این صندوق ورودی نباید لیست کارهایی که باید انجام گیرد باشد.
تکنیک مدیریت زمان GTD چیست؟
در مرحله بعد این کارها وارد مرحله تفکر و تعمق (reflect) می‌شوند. پروژه‌های چند مرحله‌ای که در بالا تعریف شده‌اند باید یک خروجی مطلوب داشته و یا وارد مرحله اقدام بعدی (next action) شوند. در نهایت یک کاروظیفه از لیست وظایف کارهای شما اجرا و انجام می‌شود مگر اینکه تقویم شما چیز دیگری را معین کرده باشد. شما انجام یک کاروظیفه را با لحاظ کردن موقعیت خود، زمان موجود، انرژی موجود و اولویت انتخاب می‌کنید.
برخلاف بسیاری از نظریه‌های تصمیم‌گیری، هدف‌گذاری و مدیریت زمان که مسیر بالا به پایین را دارند، این تکنیک و روش مدیریت زمان در جهت مخالف عمل می‌کند. دلیل آن این است که برای هر فردی تمرکز روی یک هدف کلی‌تر و کلان‌تر دشوار است، اگر نتوانند کارها و وظایف روزمره را به‌طور مناسب کنترل و مدیریت کنند. در واقع با استفاده از این سیستم که ورودی‌های روزمره از کارهاوظایف را مدیریت می‌کند، فرد می‌تواند از مشغله و فضای ذهنی خود کاسته و به سطح یا مرحله بعد انجام کار برود.
یکی از مزیت‌های روش مدیریت زمان جی تی دی وابسته نبودن آن به فناوری هاست. البته بسیاری از سیستم‌های مدیریت زمان و مدیریت وظایف و پروژه‌ها از این روش و تکنیک بهره برده‌اند، اما دیوید آلن اساس این روش‌شناسی مدیریت زمان را بر مبنای ترسیم روی یک کاغذ گذاشته است تا ساده و آسان باشد.
روش مدیریت زمان و وظایف GTD از دو منظر تعریف می‌شود. یک منظر کنترل یا انجام کارها است که در بالا توضیح داده شد و منظر دیگر مربوط به نگرش (perspective) شما به کارها، وظایف و پروژه هاست. در واقع همان‌طور که در بالا توضیح داده شد در این نگرش سعی می‌شود به جای اینکه ورودی‌ها و داده‌های کلان مورد توجه قرار گیرند، داده‌ها از سطح خرد و به ترتیب زیر موردتوجه قرار می‌گیرند تا ذهن شما با داده‌های ورودی که باید برمبنای آنها تصمیماتی بگیرید، بمباران نشده و مشغول نشود.
بطورخلاصه روش مدیریت زمان جی تی دی مبتنی بر ذخیره کردن، ردگیری رهگیری، بازیابی اطلاعات مربوط به کارهایی که باید انجام شوند، می‌باشد. بسیاری از مشغله‌ها و موانع ذهنی ما ناشی از عدم برنامه‌ریزی از پیش است. یعنی از پیش فکر کردن، تهیه فهرستی از اقدامات و کارهایی که بعد‌ها باید بدون برنامه‌ریزی از قبل انجام گیرد. یکی از مشکلات ما این است که سیستم یادآوری مغز و ذهن ما ناکارآمد بوده و به ندرت انجام کارهایی که باید انجام دهیم را به ما یادآوری می‌کند. وجود مراحلی مانند اقدام بعدی (قسمت Context نمودار) یک سیستم حمایتی به منظور اطمینان از همین یاداوری برای ذهن ما در زمان مناسب و درست است.
نکاتی برای بهبود کارایی خود:
۱) مهمترین کارها: در آغاز روز یا شب قبل، سه کار از مهمترین ۴ کاری که باید در روز آینده انجام دهید مشخص کنید. آنها را اول از همه انجام دهید. حتی در پایان روز اگر نتوانید کار دیگری غیر از آن سه تای اصلی انجام دهید، روز مفیدی را گذرانده‌اید.
۲) طرح‌های بزرگ: طرحهایی که شما در هر فرصت اضافه‌ای به سراغشان می‌روید. طوری برنامه‌ریزی کنید که به‌صورت روزانه یا هفتگی وقتی اختصاص دهید و این سنگ بزرگ را به تدریج به جلو برانید.
۳) صفر کردن اینباکس ایمیل: هر ایمیلی را که به‌دستتان می‌رسد همان لحظه بخوانید و درباره آن تصمیم بگیرید. باید آن را پاک کنید؟ در لیست قرار دهید یا برای آن نیاز به یک منبع دارید؟ آن را در پوشه دیگری بگذارید. فقط صندوق پست را هر روز صفر کنید و به روز دیگر موکول ننمایید.
۴) زودتر از خواب برخیزید: با یک ساعت زودتر از خواب برخاستن، یک ساعت مفید به زندگی‌تان آغاز کنید. یک ساعت قبل از هر شخص دیگری.
۵) خلق ایده: عمل تولید ایده‌های متنوع بدون ویرایش یا سانسور خودتان. خیلی از مردم برای این کار از نقشه‌های ذهنی استفاده می‌کنند. به چیز یا فکری که قرار است شکل بگیرد بچسبید و از میانه، آن را دنبال کنید و شروع کنید هر چه به ذهنتان می‌رسد را بنویسید. زیرمجموعه‌ها و موضوعات ریز و درشت آن را بسازید. به این توجه نکنید که ایده‌ها خوبند یا نه؟ فقط آنها را از ذهنتان بیرون بکشید. بعد از مدتی خودتان از ایده‌های نو خلاقی که بدست می‌آورید تعجب خواهید کرد.
۶) شکار لحظه‌ها: همیشه چیزی برای یادداشت برداری با خود داشته باشید مثل کاغذ و خودکار، یا PDA یا یک بسته کارت که برای همین کار استفاده شده.
هر فکری را که به ذهنتان می‌رسد شکار کنید هر چیزی مثل ایده، طرحی برای پروژه، قرار ملاقاتی که فکر می‌کنید به آن نیاز است یا حتی خریدی که باید از فروشگاه انجام دهید. منظم بررسی‌اش کنید و هر چیزی را به جایی که به آن تعلق دارد انتقال دهید.
۷) خواب بیشتر: خواب برای سلامتی، یادگیری و هوشیاری ضروری است. تحقیقات نشان می‌دهد بدن در طول نود دقیقه به یک چرخه خواب کامل فرو می‌رود پس خواب کمتر از آن تاثیری مانند خواب واقعی نخواهد داشت البته حال شما را بهتر خواهد کرد. هر شب هشت ساعت بخوابید. به خواب به چشم یک لذت نگاه کنید نه به چیزی که مجبورید انجام دهید یا جزو تفریحات غیرجدی است.
۸) قورباغه را قورت بده: کاری را که بیشتر از همه از آن بدتان می‌آید اول انجام دهید. بر اساس این نظریه که اگر اولین چیزی که صبح می‌خورید قورباغه باشد، بقیه روز به آن بدی نخواهد بود!
۹) دسته بندی کردن کارها: کارهای همانند را یکباره با هم انجام دهید. برای مثال ایمیل‌ها را در طول روز و تک و توک نخوانید. بجایش یک ساعت را اختصاص دهید و همه ایمیل‌ها را یکجا بخوانید این کار را برای پیغام های صوتی، فایل بندی‌ها و غیره نیز انجام دهید
۱۰) زنجیره را نشکن: برای دنبال کردن اهداف روزانه‌تان از یک تقویم استفاده کنید. یک روز برای ورزش، یک روز تصمیم می‌گیرید هزار لغت بنویسید و غیره. هر روز این زنجیره بزرگتر می‌شود و آن را تا حد ممکن نشکنید تا به موفقیت مطلوب برسید.
۱۱) بررسی: وقتی در نظر گرفته و هر هفته با خودتان آنچه انجام دادید و آنچه مربوط به هفته بعد است را بررسی کنید و اگر کار جدیدی قرار است اضافه شود آن کار را وارد برنامه کنید.
۱۲) نقش‌ها: هر کسی در زندگی‌اش نقش‌های متفاوتی بازی می‌کند برای مثال یک نفر می‌تواند در زندگی شخصی‌اش معلم، دانشجو، همسر، فرزند، برادر، عمو و .. باشد. درک درست از هر نقش و آموختن جداسازی این نقش‌ها در همه حال، برای ایجاد توازن در زندگی ضروری است تا شما را به هدف نزدیکتر کند.
۱۳) غرق شدن در کار: این حالت زمانی اتفاق می‌افتد که شما آنقدر جذب کار شدید که از گذشت زمان آگاه نیستید و گویا کار به‌صورت خودکار جلو می‌رود. رهایی از این وضعیت به‌صورت هوشیارانه سخت است اما می‌توان شرایطی را پیش‌بینی کرد که مانعی در مسیر گذاشته شود تا شما به خود بیایید و مقداری آرامش و استراحت داشته باشید.
۱۴) ایجاد محیط شخصی: می توانید در حال کار یک هدفون در گوش خود بگذارید مردم وقتی کسی را با هدفون می‌بینند کمتر مزاحمش می‌شوند. لازم نیست حتما موسیقی گوش بدهید، فقط خودتانید که می‌دانید چرا هدفون در گوش دارید!
۱۵) حافظه کتبی: به حافظه خود اعتماد نکنید و از همه چیز یادداشت بردارید، این واقعا کمک می‌کند. با مغز خود فکر کنید و با یادداشت منبعی داشته باشید که بتوان به آن رجوع کرد یا مسیر را دنبال کرد.
۱۶) اجازه خطا کردن: به خود اجازه خطا بدهید. این فکر را رها کنید که هر کاری را در بار اول باید کامل و بی‌نقص انجام داد. به خود قول بدهید که برگردید و درستش کنید!
۱۷) تمپلیت یا قالب آماده: برای کارهایی که همواره تکرار می‌شود یک قالب بسازید مثل پاسخ ها به مشتری، پست وبلاگ و غیره.
۱۸) لیست Not to do: این بار لیستی تهیه کنید از کارهایی که نباید انجام شوند زیرا به روند کار لطمه می‌زنند مثلا نباید در حین کار به‌صورت آن لاین بازی‌های فلش انجام دهید! یا مرتب به فیس بوکتان سر بزنید*