آشنایی با فرآیندهای کسب‌وکار و معرفی ابزارها و مراحل + نمونه
خب، بیایید یک نگاه ساده از دریچه نگاه من به موضوع مهم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یا همون BPM (Business Process Management) بندازیم. این موضوع، مثل داشتن یک راهنمای کاربردی برای مرتب کردن همه کارها و فرآیندهای یک سازمانه، تا همه چیز بهتر، سریع‌تر و باکیفیت‌تر پیش بره.
BPM یعنی چی؟
BPM یعنی بهبود و مدیریت همه کارهایی که در سازمان یا شرکت انجام می‌شن، از گرفتن سفارش تا تحویلش، یا از استخدام نیرو تا ارزیابی عملکردش. هدف اصلی BPM اینه که همه این فرآیندها رو منظم‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر کنه، طوری که زمان، هزینه و اشتباهات کمتری به وجود بیاد.
چطور میشه فرآیندهای سازمان رو بهتر کرد؟
برای این کار، باید مراحل مختلفی رو طی کنیم. اجازه بدین با یک مثال ساده توضیح بدم:
۱. تحلیل فرآیندهای فعلی (As-Is)
اولین قدم اینه که ببینیم کارها الان چطور انجام می‌شن. مثلا فرض کنید در شرکت شما وقتی یک کارمند درخواست مرخصی میده، مراحل این شکلیه:
- کارمند فرم رو پر می‌کنه.
- فرم رو به مدیر میده.
- مدیر باید فرم رو تأیید کنه.
- بعدش فرم میره به منابع انسانی.
- منابع انسانی فرم رو ثبت می‌کنه و جواب رو به کارمند اطلاع میده.
حالا باید ببینیم این فرآیند چقدر طول می‌کشه، چه مشکلاتی داره و آیا میشه ساده‌ترش کرد؟
۲. طراحی فرآیند بهینه (To-Be)
حالا که مشکل‌ها رو فهمیدیم، یک فرآیند بهتر طراحی می‌کنیم. مثلا برای همین درخواست مرخصی، می‌تونیم اینطوری عمل کنیم:
- کارمند درخواستش رو توی یک نرم‌افزار ثبت کنه.
- نرم‌افزار خودش درخواست رو برای مدیر ارسال کنه.
- مدیر با یک کلیک درخواست رو تأیید یا رد کنه.
- نتیجه به طور خودکار به منابع انسانی و کارمند اطلاع داده بشه.
اینجوری دیگه لازم نیست فرم دستی پر بشه، کاغذی گم بشه یا زمانی برای انتظار (مدیر، منابع انسانی یا کارمند) صرف بشه!
۳. اجرا و پیاده‌سازی فرآیند
حالا وقت اجراست! اینجاست که ابزارهای دیجیتالی و نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند به کمک ما میان. مثلا می‌تونید از نرم‌افزارهایی مثل Bizagi یا Camunda استفاده کنید یا اگر نرم‌افزار داخلی دارید در اون این فرآیند رو پیاده‌سازی کنید تا همه مراحل به صورت خودکار انجام بشن.
۴. پایش و بررسی کارایی
وقتی فرآیند جدید رو اجرا کردید، نباید ولش کنید. باید بررسی کنید که آیا این فرآیند واقعا کارآمدتر شده؟ مثلا چک کنید که:
- درخواست مرخصی چقدر سریع‌تر تایید میشه؟
- کجاها هنوز مشکل هست و باید بهتر بشه؟
- رضایت افراد در چه سطحیه؟
۵. بهبود مستمر
بعد از اجرای فرآیند و بررسی نتایج، وقتشه که کم‌کم بهبودش بدید. مثلا اگر ببینید مدیرها زیادی وقت می‌ذارن برای تایید درخواست‌های ساده، می‌تونید سیستمی بذارید که درخواست‌های کوتاه (مثلا ۱ روزه) خودکار تایید بشن.
یه مثال واقعی از بهینه‌سازی فرآیندها
فرض کنید شما صاحب یک فروشگاه آنلاین هستید و می‌خواهید فرآیند سفارش‌گیری تا تحویل کالا رو بهتر کنید.
فرآیند فعلی (As-Is):
- مشتری سفارش رو ثبت می‌کنه.
- یک کارمند سفارش‌ها رو دستی بررسی و تایید می‌کنه.
- سفارش به انبار میره.
- مسئول انبار کالا رو آماده می‌کنه.
- وضعیت سفارش به مشتری اطلاع داده میشه.
- کالا توسط تیم تحویل(یا سرویس خارجی) به مشتری تحویل داده میشه.
مشکلات این فرآیند:
- تایید سفارش دستی خیلی زمان‌بره.
- احتمال خطای انسانی وجود داره.
- مشتری خیلی دیر متوجه وضعیت سفارش میشه.
فرآیند بهینه‌شده (To-Be):
- مشتری سفارش رو ثبت می‌کنه.
- سیستم به صورت خودکار موجودی انبار رو بررسی می‌کنه و سفارش رو تایید می‌کنه.
- انبار به صورت خودکار دستور بسته‌بندی کالا رو می‌گیره.
- سیستم وضعیت سفارش رو به مشتری اطلاع میده.
- شرکت حمل‌ونقل هم اطلاعات مربوط به تحویل کالا رو از سیستم دریافت می‌کنه.
ابزارهایی که کمک‌تون می‌کنن:
برای اینکه همه این کارها رو راحت‌تر انجام بدید، از ابزارهای BPM استفاده کنید. صرفا چند نمونه آوردم براتون اما پیاده‌سازی فرآیند مهم‌تر از روش و ابزارشه!
- ابزار کاموندا Camunda: یک ابزار قدرتمند برای طراحی، خودکارسازی فرآیندها و گردش کار در سازمان است.
- نرم‌افزار بیزاجی Bizagi: نرم‌افزاری که کمک می‌کنه فرآیندهای پیچیده رو به راحتی مدیریت کنید.
- ابزار زوهو Zoho Creator: ابزاری ساده و کاربرپسند برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار از شرکت محبوب زوهو (مشاهده قیمت‌ها)
چرا BPM مهمه؟
- مهمترین دستاورد (از نظر من): جلوگیری از هدر رفت اطلاعات و داده‌های فرآیندها و سازمان.
- صرفه‌جویی در زمان: کارها سریع‌تر و با دردسر کمتر انجام می‌شن.
- کاهش هزینه‌ها: نیازی به کارهای دستی و پیچیده نیست.
- دقت بالاتر: خطاهای انسانی به حداقل می‌رسن.
- رضایت بیشتر مشتری: فرآیندهای سریع و شفاف باعث میشه مشتری راضی‌تر باشه.
- افزایش بهره‌وری: تیم‌ها وقت بیشتری برای کارهای مهم‌تر دارن.
جمع‌بندی:
BPM مثل این می‌مونه که خونه‌ت رو از اول مرتب کنی، جای هر چیزی رو درست کنی و مطمئن باشی که همه چیز سر جای خودش هست. با کمک ابزارها و روش‌های BPM، سازمان‌تون می‌تونه سریع‌تر، بهینه‌تر و حرفه‌ای‌تر عمل کنه. فقط یادتون باشه که قدم به قدم پیش برید و همیشه به دنبال بهتر کردن کارها باشید. در این مسیر اگر نیاز به تیم مشاور یا همراهی در طراحی یا پیاده‌سازی فرآیندها در سازمان‌تون دارید با من در تماس باشید
